ビジネスメールの書き方完全ガイド｜ChatGPT活用で伝わる文章に変える方法

ビジネスメールで「伝わらない」を解決する方法

ビジネスシーンでメールのやり取りが当たり前になった今、あなたのメールは本当に相手に伝わっているでしょうか?

メールを送った後に、こんな返信をもらった経験はありませんか?

「要するに、こういうことですよね?」
「この認識で合っていますか?」
「意味がよく分からないので、もう少しかみ砕いて教えてください」

このような確認が返ってくるということは、あなたのメールが正確に伝わっていない証拠です。

文字だけで相手に何かを伝えるのは、思っている以上に難しいもの。特にビジネスメールでは、簡潔さと分かりやすさが求められます。

「この人のメールは長文なのに中身がない」「結局、何が言いたいのか分からない」「要点がまとまっていない」

同僚や取引先からこんな風に思われているとしたら、大きな機会損失です。

今回は、メールで確実に伝わる文章術と、ChatGPTを活用した効率的なメール作成方法を実例とともに詳しく解説します。

伝わるビジネスメールの鉄則:「結論→箇条書き→補足」の構造

ビジネスメールで最も重要なのは、本文に伝えたいことを埋もれさせないことです。

効果的なメール構造は以下の3ステップです。

結論を最初に書く(何について連絡しているのか)
要点を箇条書きにする(視覚的に整理)
必要に応じて補足説明を加える(理由や背景)

まずは、よくある「伝わりにくいメール」の例を見てみましょう。

【NG例】伝わりにくいメールの典型

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○です。

先日の見積依頼の件、4行目の○○の製品ですが、
少し予算をオーバーしていましたので、
¥8,900を¥7,900でご検討いただけないでしょうか。

納期についても実働4週間とのことですが、
ユーザー様が急いでおられるとのことですので、
3週間程度で納品いただきたいのですが、
再度メーカー様とご調整いただけないでしょうか。

ご検討、宜しくお願いいたします。

このメールの問題点は以下の通りです。

要件が文章に埋もれている:何を依頼しているのか一目で分からない
複数の要件が混在:価格と納期の2つの依頼が区別されていない
視覚的に読みにくい:文章が続いていて、重要な数字が目立たない

【改善例1】構造化したメール

同じ内容を「結論→箇条書き→補足」の構造で書き直してみましょう。

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○です。

先日の見積依頼の件、予算と納期について
以下の点を再度ご検討いただけないでしょうか。

【1】予算について(見積書4行目)
　見積単価:¥8,900 → 希望:¥7,900
　※予算を若干オーバーしているため、ご検討いただければ幸いです。

【2】納期について
　見積時:実働4週間 → 希望:3週間程度
　※ユーザー様が急いでおられるため、可能な限り短縮をお願いしたいです。

お手数をおかけいたしますが、
再度メーカー様とご調整いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

このメールの優れた点

✅ 冒頭で要件(予算と納期の調整)が明確
✅ 箇条書きで視覚的に整理されている
✅ 数字が比較形式で分かりやすい
✅ 補足説明で依頼の理由が伝わる

【改善例2】ChatGPTでさらに洗練させる

上記のメールをChatGPTに「よりビジネスライクに洗練させて」と依頼した結果がこちらです。

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○です。

先日ご依頼させていただきましたお見積りの件につき、
下記2点についてご相談させてください。

■ 金額について
見積書4行目に記載の○○の製品ですが、
弊社想定の予算を少し超えておりましたため、
誠に恐れ入りますが、
¥8,900 → ¥7,900 にてご検討いただくことは可能でしょうか。

■ 納期について
納期が実働4週間とのことですが、
可能であれば **3週間程度** でのご納品をお願いできないかと考えております。
恐れ入りますが、メーカー様へ再度ご調整いただけますでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、
ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

ChatGPT版の特徴