新人の頃、僕が最初に改善に取り組んだのは、Excelで発注書を手作業で作成していた時の話です。
僕は半導体設備の調達担当として働いていましたが、当時は上司からの指示を疑うことなく、ただ毎日の業務をこなすだけ。今思えば「改善」という言葉すら意識していませんでした。
発注書作成の“当たり前”が、実はミスの温床だった
当時の会社での一般的な作業フローはこんな感じでした。
- 設計から渡されたリストをコピペ
- メインリストへ貼り付け
- 各注文書シートがメインリストを関数参照している
- 追加工程がある場合は元データをコピーして行追加
いわゆる“Excel職人運用”です。
おそらく同じような手順で発注書を作っている会社さん、多いのではないでしょうか。
こんなイメージですね。
そんな中、上司から言われたのがこの一言。
「加工工程がある場合は、元データをコピーして行追加してね」
僕は深く考えず、そのまま数百行におよぶデータをコピペ祭り。
貼る、貼る、貼る。とにかく貼る。
…今思えば恐ろしい作業です。
そして事件発生――参照ズレによる単価トラブル
その日の午後、外注メーカーから電話が。
「見積の単価と注文書の単価が違うんだけど？」
「どっちの価格で進めればいいの？」
こちらのミスで険悪ムード。
すぐにExcelを確認すると、行挿入によって関数の参照先がズレていたのが原因でした。
「ぁああ〜やってしまった……」
慌てて参照の修正→注文書再発行→お詫びの電話。
なんとか事なきを得ましたが、この時に初めて思いました。
「そもそもこの運用方法、根本的に危ないのでは？」
VBAとの出会い。小さな改善が、大きな安心につながった
そこから調べ始めて知ったのが VBA（Excelマクロ） の存在。
最初に作ったのは本当にシンプルなものでした。
- マクロの記録で参照更新処理を記録
- 各シート右上に「更新」ボタンを配置
- 新しい工程を追加したら必ずボタンを押して関数を修正
たったこれだけの仕組みですが、
参照ズレによる注文書のミスが一気に激減。
外注メーカーから怒られる回数も、明らかに減りました。
振り返って思うこと ― 改善は“疑うこと”から始まる
今読み返すと、当時のやり方には突っ込みどころ満載だったと思います。
でも、僕が別の記事「8時間で仕事を終わらせるマインドセット その3：普段の業務…それってタイパ大丈夫？」でも話したように、
「上司の指示＝正解」ではない
というのは本当に大事な考え方です。
時には疑い、小さくてもいいので自分の頭で改善を考えてみることが、
結果的に大きなトラブル回避にもつながります。
まとめ：改善は“気づき”から始まる
- 指示された業務が絶対に正しいと思い込まない
- 小さな改善でも、一歩踏み出せば業務は確実に楽になる
- 気づいたその瞬間から行動してみよう
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