【知らなきゃ損】Outlookで同じメールを一瞬で複製する裏ワザ｜相見積もり業務が10倍速に

相見積もりを取得する際や、複数の取引先に同じ内容のメールを送信する時、あなたはどうしていますか？

もしかして、送信済みアイテムから該当メールを探し出して、本文をコピー&ペーストして、宛先を変えて送信…という作業を繰り返していませんか？

実は私も以前はそうでした。調達部門で働く私にとって、複数社に見積依頼をして、一番条件の良い会社へ発注するという業務は日常茶飯事です。同じ仕様書を5社、10社に送ることもざらにあります。

同業の方なら、きっと頷いていただけるのではないでしょうか。

でも、このコピペ作業、地味に時間を食いますよね。1通あたり2〜3分かかるとして、10社なら20〜30分。これが週に何度もあると…考えただけでゾッとします。

でも安心してください。

今日ご紹介する裏技を使えば、1通あたり1分以上の時短が可能になります。私自身、この方法を知ってから業務効率が劇的に向上しました。

今回は、Outlookで「秒で同じメールを複製・送信」できる、知る人ぞ知る裏ワザを公開します。

この方法、本当に簡単です。慣れれば5秒で完了します。百聞は一見に如かず、さっそく手順を見ていきましょう。

まず、1通目のメール本文を作成しましょう。

このとき、宛先は入力しなくてOKです。あとで各社のアドレスを入力していきます。

ポイントは、会社名や担当者名など、送信先ごとに変わる部分は空白にしておくか、後で置き換えやすいように「〇〇株式会社」などのプレースホルダーを入れておくことです。

ここからが本番です。たった1つのショートカットキーで、メールが瞬時に複製されます。

これだけです！

すると、同じ内容のメール作成画面が新たに開きます。本文、件名、添付ファイルまで、すべてそのままコピーされた状態で。

このテクニックには1つだけ注意点があります。

カーソルを本文に合わせた状態でCtrl + Fを押すと、「検索」機能が起動してしまいます。

必ず、宛先、CC、件名のいずれかにカーソルがある状態でショートカットキーを押してください。これさえ守れば、完璧に動作します。

ベースメールが複製できたら、あとは簡単です。

これらを各メールに入力していくだけ。

従来の方法と比べて、送信済みアイテムを探す時間、本文をコピーする時間、貼り付けて整形する時間がすべてカットされます。

10社に送るなら、10分以上の時短になることも珍しくありません。

今回ご紹介した裏ワザは、スポット的に同じメールを複数送る場面で真価を発揮します。

こういったシーンで、圧倒的な効率化が図れます。

ただし、毎日のように送る定型メールについては、別のアプローチがより効果的です。

そんなときは、**「クイック操作」×「クイックパーツ」**の組み合わせが最強です。

この方法を使えば、1クリックで定型文入りのメールを呼び出せるようになります。詳しい設定方法は、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

今回ご紹介した「Ctrl + F」による同内容メール複製術、いかがでしたか？

知ってしまえば「なんだ、そんなことか」と思うかもしれません。でも、知っているか知らないかで、年間で何時間もの差が生まれます。

調達、営業、総務、人事…さまざまな部署で、同じメールを複数送る機会はあるはずです。

ぜひ明日から実践して、浮いた時間をより創造的な業務に使ってください。

あなたの業務効率化の一助になれば幸いです。

💡 今日のポイント