1. 「忙しい」「業務量が多い」「気づけば残業」——その原因は意外とシンプル
「いつも忙しい」「業務量が多すぎる」「気づけば残業ばかり」
実はその原因のほとんどは 作業 に時間を使いすぎていることにあります。
結論：仕事を “作業” と “価値を生む仕事” に切り分け、作業は徹底的に時短・自動化すること。
この記事では、以下の3つのポイントを軸に解説します。
- 作業と仕事を切り分ける基準
- 発注業務を例にした具体的な時短術
- 今日からできる業務自動化のコツ
2. 仕事の成果は「段取り」で決まる
2-1. スキルより“時間の使い方”が重要
仕事において大事なのは、能力より どこに時間を使うか（段取り）。
2-2. よくある2つのタイプ
タイプA：目の前の業務をひたすらこなす人
- 締め切り前に焦る
- 量に追われる
- 忙しいのに評価が上がらない
タイプB：すべてを完璧に仕上げたい人
- 1つの資料に時間をかけすぎる
- 100点主義で仕事が終わらない
- 量がこなせない
2-3. 2タイプの共通点
すべての仕事を同じ“重さ”で扱ってしまっている。
本来は、
- 成果につながる「仕事」
- 誰がやっても同じ「作業」
これらで時間配分を変える必要があります。
3. 「作業」と「仕事」はまったく別物
3-1. 作業の特徴
- 繰り返し
- 単純
- 誰がやっても同じ
- 付加価値が低い
- 自動化が可能
例：データ入力、コピペ、メール作成、PDF化、フォーマット調整 など
3-2. 仕事の特徴
- 判断
- 調整
- 交渉
- 設計
- 改善
- 経験・思考が必要
成果につながるのはこちらです。
3-3. 多くの人が作業に時間を使いすぎている
だから残業が増え、忙しく感じるのです。
4. 発注業務に当てはめると一発でわかる
4-1. 発注業務の典型的な流れ
- 見積先をどの会社に出すか検討
- 依頼書フォーマットにコピペ
- フォーマットを整える
- メール文を作成
- 見積回答が届く
- 金額をExcelへ入力
- 発注書を作成しPDF化
- 発注書をメール送信
4-2. どれが「仕事」でどれが「作業」？
- 仕事 → 見積先の選定
- 作業 → 上記の残り
繰り返し・単純・誰がやっても同じだからです。
5. 作業は徹底的に時短できる
5-1. 具体的な時短例
- 依頼書のコピペ → VBA/関数化（5分 → 10秒）
- メール作成 → テンプレ化（3分 → 15秒）
- 金額入力 → マクロ一括処理（1件5分 → 0秒）
- 発注書PDF化＋送信 → RPA（10分 → 1分）
5-2. 削減効果
- 1件あたり30〜40分削減
- 月10件 → 6時間時短
- 年間 → 72時間（丸3日分）
5-3. 専用ツールは不要
- Excel関数
- VBA
- Power Automate
- テンプレ化
この4つで十分です。
6. 「スキルがないから無理」は一番損
6-1. 多くの人が抱える誤解
- 「VBA難しそう…」
- 「RPA触ったことない…」
- 「IT得意じゃない…」
6-2. 実際に必要なスキルはこれだけ
- VLOOKUP / XLOOKUP
- IF
- 数行のVBAコピペ
- 簡単なRPA
- メールテンプレ
どれも数時間で身につくレベルです。
7. 今日からできる業務効率化の3ステップ
7-1. Step1：業務を「作業」と「仕事」に分類（棚卸し）
まず以下を書き出すことから開始。
- データ作成
- 見積処理
- メール対応
- 発注処理
- 会議準備
- 伝票処理
- 報告書作成
7-2. Step2：作業は徹底的に仕組み化・自動化
- Excel
- VBA
- RPA
- テンプレ
- OneDrive連携
- ショートカットキー
「部分自動化」でも十分に効果があります。
7-3. Step3：価値を生む仕事に時間を集中
- 見積先の選定
- コスト交渉
- 段取りの設計
- ミス防止の仕組み作り
- 利益を生むやり方の検討
💡 まとめ：時間をかけるべきは「仕事」、短縮すべきは「作業」
- 業務は「作業」と「仕事」に分ける
- 作業は必ず時短・自動化できる
- 時間は価値を生む「仕事」に全振りする
■得られる効果
- ミスが減る
- 精度が上がる
- 評価が上がる
- 早く帰れる
- 仕事が楽しくなる
まさに一石五鳥です。
📢 次回予告：私が初めて改善しようと思ったきっかけ
「え！こんなので改善だと思ってた？」
と思われるかもしれませんが、あのときの小さな一歩が大きな成果に繋がりました。
ポイントはシンプルです。
- まずは行動すること
- 完璧じゃなくても、とにかく試してみること
次回は、私が実際にその一歩でどんな改善をしたのか、
そしてどんな成果が出たのかをお話しします。
お楽しみに！
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