Excelを使っていると、こんな場面ありませんか？
・フィルターを解除したいのに、どこにかかっているか分からない
・PDFに変換するたびに「名前を付けて保存」を開いている
・よく使う機能なのに、毎回タブを探してクリックしている
こういった「ちょっとした手間」は、1回あたりは数秒でも、1日・1ヶ月で見ると大きな時間ロスになります。
そこで今回紹介するのが、最初に設定しておくだけで半永久的に効率化できる「クイックアクセスツールバー」の活用術です。
クイックアクセスツールバーとは？
Excel画面の左上にある、小さなアイコンが並んでいる部分です。
ここに自分がよく使う機能を登録することで、どの画面からでもワンクリックで操作が可能になります。
フィルターとを一瞬で全解除する方法
オートフィルターを使っていると、こんな経験ありませんか？
「フィルターを解除したはずなのに、まだデータが全部表示されていない…」
実際の現場では、25～30列にフィルターがかかっていることもあり、どこに条件が残っているか探すのはかなりのストレスです。
この問題は、「すべてのフィルターをクリア」を登録すれば一発解決です。
▼設定手順
① Excel左上の「▼」をクリック
②「その他のコマンド」を選択
③「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」に変更
④「すべてのフィルターをクリア」を選択して「追加」→OK
これだけで、ワンクリックですべてのフィルターを解除できるようになります。
PDF変換をワンクリックで行う
ExcelからPDFに変換するとき、こんな操作していませんか？
・印刷 → PDF保存
・名前を付けて保存 → ファイル形式変更
正直、面倒ですよね。
これもクイックアクセスツールバーに「PDFまたはXPS形式で発行」を登録すれば、ワンクリックで解決します。
▼設定手順
①～②は上記と同じ
③「PDFまたはXPS形式で発行」を選択して追加 → OK
これで、クリック1回でPDF変換画面へアクセス可能になります。
特に、議事録や報告書を作る機会が多い方には効果絶大です。
WordやPowerPointでも同じ設定ができるため、資料作成の効率が一気に上がります。
よく使う機能を自由にカスタマイズする
クイックアクセスツールバーの最大のメリットは、「自分専用にカスタマイズできる」ことです。
例えばこんな使い方があります。
・SUM関数や集計系機能を登録
・グラフ作成機能を登録
・並び替えや重複削除を登録
自分の業務に合わせて登録することで、無駄なクリックや画面遷移を減らすことが可能です。
なぜ最初に設定すべきなのか？
この設定は一度やってしまえば、ずっと使い続けることができます。
つまり、
・毎日の数秒の短縮
・無駄なストレスの削減
・操作ミスの防止
これらが積み重なって、長期的に大きな差になります。
特にPCの入れ替え時や、新しくExcelを使い始めるタイミングで設定しておくのがおすすめです。
仕事効率を上げる人は「環境」を整えている
仕事が早い人ほど、スキルだけでなく「環境づくり」にこだわっています。
・よく使う機能はすぐ押せる位置に置く
・繰り返し作業は極力減らす
・無駄な操作を排除する
クイックアクセスツールバーは、まさにその第一歩です。
💡まとめ
・フィルター解除は「すべてのフィルターをクリア」で一発
・PDF変換はワンクリック化できる
・よく使う機能は自由にカスタマイズ可能
これらを設定するだけで、Excelの作業効率は確実に上がります。
最初は小さな改善でも、積み重ねることで大きな差になります。
ぜひこの機会に設定して、無駄な作業から解放された働き方を手に入れてください。
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